Gérer les finances

Cette page est dédié aux trésoriers des clubs, elle permet de mieux cerner les actions à mener, télécharger les modèles et s’informer rapidement sur le Fonds District 1660 et les subventions possibles par la Fondation Rotary.

Suivre les chiffres

Sur Rotary Central, vous avez la possibilité de fixer et visualiser les résultats de votre club (dont vos dons et effectifs)

Tenir la comptabilité d’un club

Dans un premier temps, visualiser les documents suivants

Connaître le taux de change du dollar

Rôle et responsabilités

  • Vous êtes garants de la pérennité financière du club,
  • Vous vous assurez que les comptes du club sont clairs, transparents et maîtrisés,
  • Les clubs doivent respecter la réglementation française en matière de tenue des comptes : conservation des documents, livre d’écritures (y.c. feuille excel), Le manuel du trésorier du club (pdf) est à disposition des clubs (220-FR). Ne pas hésiter à demander conseil en cas de difficulté.
  • Le trésorier a un rôle d’alerte, s’il anticipe que le budget ne pourra pas être respecté (recettes insuffisantes, dépenses supérieures aux estimations) afin que des mesures correctives soient étudiées,
  • Collaborer avec le trésorier sortant durant ses derniers mois vous permettra de mieux connaître votre rôle et la situation du club.

Établir un budget

Vous pouvez :  télécharger les [modèles de budget]

  • Récupérez le détail des comptes des années précédentes, qui seront votre base de travail,
  • Consultez les dirigeants entrants pour connaître leurs options (effectifs, actions prévues…),
  • Vous pourrez alors déterminer les recettes et les dépenses qui doivent être divisées en deux parties :
    • fonctionnement
    • actions
  • Il peut s’avérer utile de disposer d’une réserve de secours pour couvrir certaines dépenses inattendues (Cf. l’annexe 2 du manuel du trésorier qui comporte une feuille de travail pour vous aider dans la préparation de votre budget.)
  • Le budget définitif doit être approuvé par le comité du Club.

Gérer les fonds du club

Vous pouvez  : télécharger les [modèles d’écritures]

  • Le trésorier s’assure de tenir une comptabilité précise des entrées et des sorties. Toute transaction doit être inscrite au livre de comptes et un reçu délivré aux membres en cas de paiement de cotisations ou de don.
  • En cas de dépassement inévitable du budget, l’accord du comité de club doit être obtenu.
  • Un logiciel de comptabilité peut permettre d’automatiser certaines tâches. Demandez au trésorier sortant si un tel logiciel est utilisé. Si vous en choisissez un nouveau, assurez-vous de bien le maîtriser et qu’il corresponde aux besoins du club.
  • Les pratiques comptables courantes exigent une séparation entre les fonds de fonctionnement du club et ceux destinés aux actions afin que le produit des collectes de fonds soit utilisé uniquement en soutien des actions.
  • La création de comptes spécifiques pour chaque action peut aussi être envisagée.

Encaisser et payer les cotisations

Le trésorier doit veiller à l’encaissement des cotisations : un retard anormal cache, soit un problème personnel, soit une envie de quitter le club : il ne pourra que s’aggraver si aucune solution n’est rapidement trouvée !

  • Paiements : Les cotisations du RI, du District sont établies deux fois par an ; elles sont calculées sur l’effectif déclaré au 1er janvier et 1er juillet. L’abonnement au Rotarien est payable le 20 juin,pour l’année.

Préparer les états financiers du club

  • Vous présentez régulièrement les états financiers du club, en les comparant au budget de l’année.
  • Il est souhaitable d’effectuer des révisions budgétaires en cours d’année, en prenant en compte les derniers éléments connus.
  • En tant que trésorier, vous êtes responsable de la bonne tenue des comptes. Il est important que les comptes rendus de réunions de club et du comité incluent le solde des comptes et les dépenses correspondant à l’activité financière.
  • Conservez tous les dossiers à présenter en cas de contrôle sur l’utilisation des fonds du club.
  • Informez-vous des exigences légales en matière de conservation des documents.

Solde bancaire et réserves du club

  • Le relevé bancaire doit être systématiquement pointé !
  • Le solde bancaire fait partie des informations à joindre aux états financiers, avec les placements financiers,
    • Solde comptable = solde bancaire – dépenses non débitées + recettes non créditées en banque,.
    • Contrôle : solde de début d’année + résultat de l’exercice = solde de fin d’année.

Nb : si vous avez une comptabilité en partie double et que vous enregistrez des provisions ou des amortissements, vous devez retraiter les résultats de ces écritures comptables sans flux bancaires pour faire les contrôles. Dans ce cas, vous devez présenter, en plus des réserves, les immobilisations nettes et les provisions (présentation d’un bilan).

Travailler avec la Fondation Rotary

  • La Fondation Rotary est financée exclusivement par les contributions volontaires des Rotariens et des amis de la Fondation,
  • En tant que trésorier, votre rôle consistera à transmettre les contributions à la Fondation et à aider à obtenir des subventions et à les gérer,
  • Pour plus de détails sur la Fondation, contactez la commission Fondation du club ou du district,
  • Les contributions à la Fondation sont entièrement séparées des cotisations à payer au Rotary International.
    • Ces contributions individuelles ou de club peuvent être effectuées par virements (mode de paiement préféré), cartes de crédit, mandats poste, chèques ou chèques de voyages payables à l’ordre de The Rotary Foundation, et non à celui du Rotary International. Tout versement doit être accompagné du nom de celui qui verse (club ou donateur individuel) et de l’affectation de cette somme (Polio+, Fonds annuel, etc…).

Gestion des risques, vérification des transactions financières

  • Des contrôles financiers assurent le bon fonctionnement du club, garantissent une gestion professionnelle des fonds et vous protègent vous, ainsi que votre club, contre les allégations de malversation,
  • L’adoption de procédures standard simplifiera votre tâche lors des opérations courantes,
  • Vous pouvez envisager la mise en place des contrôles financiers suivants :
    • Avant de présenter un rapport financier, l’envoyer par e-mail au comité pour vérification,
    • Inclure une séance de questions réponses lors de votre présentation au comité mensuel,
    • Demander au président du club d’ouvrir et de consulter tous les relevés de banque avant de vous les remettre,
    • Vérifier les relevés de banque mensuels et rapprocher les transactions aux documents du club,
    • Exiger plusieurs signatures pour l’émission de chèques ou les retraits de fonds,
    • Modifier la liste des personnes disposant de la signature à chaque changement de dirigeants,
    • Partager les tâches financières. Attribuer des tâches différentes à plusieurs dirigeants de club (réconciliation des relevés de banque, tenue du livre de comptes, signature des chèques, remises en banque et retraits),

Préparer un successeur

  • Dès que celui-ci est connu, il est important de vous réunir avec votre successeur afin de vous assurer qu’il est prêt à prendre ses fonctions au 1er juillet,
  • Passez en revue avec lui les procédures en matière de tenue des comptes et de soumission des rapports, apportez-lui vos conseils sur le budget et la gestion des fonds du club. Si possible, autorisez-le à vous aider dans vos responsabilités courantes,
  • À la fin de l’année rotarienne, après la dernière réunion de juin, vous remettrez à votre successeur tous les fonds, les documents comptables et autres documents.