Les Clubs Rotary

Membres du Rotary International, les clubs sont les organisations les plus importantes du Rotary. Chaque club décide des actions qu’il souhaite mettre en œuvre : il est le porte-parole du Rotary dans son environnement.

Un club regroupe des adhérents qui habitent ou exercent leur profession dans un même secteur géographique. Ils apportent ainsi non seulement leurs compétences professionnelles mais aussi une bonne connaissance de leur région et leur véritable désir de la servir.

Cette dimension professionnelle caractérise le service rotarien, elle s’accompagne naturellement d’une grande exigence en matière d’éthique professionnelle.Tout au long de l’année, les rotariens se mobilisent donc au profit de causes locales, nationales ou internationales : ils organisent des manifestations pour soutenir leurs projets, aider des associations, recueillir des dons.

L’organisation dans chaque club est libre

Chaque club fixe librement ses règles de fonctionnement – dans le respect des statuts du Rotary – et notamment les modalités de ses réunions statutaires. C’est lors de ces réunions que les membres de chaque club coordonnent leurs actions sur les différents projets qu’ils mènent, et informent le reste du club de leur avancement.

Les clubs ont tous un lieu de rencontre où leurs membres se réunissent. C’est là un engagement important. Cette assiduité engendre l’amitié et donne au club son efficacité, la qualité des échanges, la convivialité, le plaisir de se retrouver et de partager leur motivation pour servir.

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Selon l’organisation décidée par ses membres, le club peut se réunir, autour d’un petit déjeuner, avant d’entamer la journée de travail, ou bien pendant le déjeuner, qui vient la couper sans perte de temps… ou encore en soirée, autour d’un apéritif ou pour un dîner, qui donne naturellement plus de temps pour savourer ce moment de partage.

Les clubs peuvent combiner ces formules, par exemple :  les 1er et 3ème jeudis de chaque mois : apéritif ; les 2ème et 4ème : dîner. Certains clubs ne se réunissent que deux fois par mois, pour accommoder les membres ayant des emplois du temps chargés.

Les réunions sont régulièrement accompagnées de conférences. Proposées par des invités, des membres, ou des Rotariens d’autres clubs, elles peuvent avoir des sujets très variés.

Depuis quelques années, il existe également des e-clubs dont les membres, situés trop loin les uns des autres, se réunissent à distance. Le District 1660 en compte un : l’E-Club Paris International.

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Les rôles au sein d’un Rotary Club

Afin d’éviter tout immobilisme, le Président et son Comité (bureau) change chaque année (l’année rotarienne va du 1er juillet au 30 juin). Cette rotation est aussi un gage de développement personnel pour ses membres, chacun étant ainsi appelé à exercer des responsabilités au sein du club.

Le président du club motive ses membres en les valorisant et en créant un climat de confiance propice à la cohésion.

Administration

  • Présider les réunions du club et de son comité
  • Établir l’ordre du jour et le calendrier annuel des réunions du club en commun avec la/le secrétaire
  • Formuler les objectifs annuels du club
  • Désigner les responsables et membres des commissions
  • Organiser les assemblées de club
  • Élaborer un budget et gérer les finances du club, y compris l’audit annuel
  • Créer un environnement où les participants se sentent en sécurité
  • Collaborer avec le gouverneur et son adjoint
  • Veiller à la mise à jour annuelle des statuts en préfecture
  • Envoyer au Rotary International avant le 1er février, les coordonnées du bureau entrant

Gestion du bureau

  • Déléguer les responsabilités
  • Nommer, avec l’approbation du comité, les Commissions permanentes et spéciales
  • Coordonner les responsables des commissions
  • Aider les membres à développer leurs aptitudes au leadership en leur donnant des missions pour chacune des actions
  • Veiller à la bonne entente entre les membres du club

Communication

  • Savoir présenter le Rotary
  • Représenter le club lors des Conférences / Assemblées de district
  • Maintenir le lien entre les clubs et avec le district

Le rôle du trésorier varie selon les pays et les législations et pratiques locales mais il aide son club à monter des actions, collecter des fonds et soutenir la Fondation Rotary.

Missions récurrentes

  • Gérer les fonds du club
  • Lancer les appels à cotisation, encaisser et payer les cotisations et autres montants
  • Suivre et envoyer les attestations des paiements de cotisation
  • Payer les factures du club
  • Etablir le budget du club
  • Préparer un état financier du club
  • Faire valider les dépenses par le Président du club
  • Travailler avec la Fondation Rotary
  • Payer la facture du club. Votre facture de club est basée sur le nombre de membres dans la base de données du Rotary au 1er juillet et au 1er janvier. Le Rotary envoie la facture par e-mail et par courrier, mais vous pouvez aussi choisir de ne la recevoir qu’électroniquement.

Missions ponctuelles

  • Conseiller le club sur ces dépenses
  • Informer les membres de l’utilisation des cotisations et des fonds du club

Le secrétaire du club s’assure de son bon fonctionnement. Vous suivez également les tendances pour aider à identifier ses forces et ses faiblesses, et les communiquer aux dirigeants du club et du district.

  • Maintenir la liste de l’effectif à jour auprès du Rotary International, mais aussi auprès du Rotary Mag
  • Maintenir le registre des présences aux réunions et adresser le rapport mensuel d’assiduité au gouverneur
  • Etablir l’ordre du jour avec le Président du club
  • Tenir un annuaire du Club
  • Préparer les intronisations des membres (fiche de renseignements, carte de membre, livret d’accueil, insignes…)
  • Faire les PPT pour les réunions et autres
  • Gérer la boite mail du club
  • Gérer la mise à jour des statuts, et règlement intérieur
  • Faire les déclarations en préfecture
  • Réaliser et envoyer les comptes-rendus de réunion (envoi aux membres et visiteurs, au club parrain, au district)
  • Travailler avec le secrétaire entrant pour faciliter la transition

Le protocole gère le bon fonctionnement du club, il est à la fois l’ambassadeur, le logisticien, le Monsieur Loyal et l’arbitre du club.

  • Assurer le bon déroulé des réunions et le respect du timing
  • Mettre en place la salle avant le début des réunions
  • Accueillir les visiteurs et les nouveaux membres
  • Accompagner les nouveaux membres dans leur découverte du club
  • Gérer les demandes de visites du club
  • Organiser la visite annuelle du Gouverneur
  • Gérer les visites des membres du club dans d’autres clubs Rotary ou Rotaract
  • Gérer les départs du club (faire un point avec les personnes quittant le club pour connaître leurs raisons et voir les points d’amélioration du club)

Le responsable commission communication est en charge de la coordination de toutes les actions de communication du club.

  • Faire rayonner le club auprès du district, des club Rotary et Rotaract, du grand public
  • Servir d’intermédiaire avec l’équipe de la Commission Communication du District
  • S’assurer de la bonne communication des actions du club
  • Définir la stratégie de communication du club
  • Réceptionner les articles et photos de la part des responsables d’actions
  • Envoyer les articles et photos au Rotary Mag et sur My Rotary ainsi qu’au District
  • Établir un calendrier de publications en fonction des actions et projets du club
  • Gérer les publications sur les Réseaux sociaux
  • Partager les publications du club auprès de ces cibles
  • Gérer l’administration du site internet du club
  • Gérer les outils de communication du club (flyer, carte de visite, banner, fanions…)

Les clubs, selon l’importance de leur effectif et leur mode de fonctionnement, peuvent nommer des responsables de commissions supplémentaires.

Responsable vie du club

Le responsable vit du club est en charge de la cohésion du club et de son dynamisme.

  • Organiser des événements visant à créer de la cohésion au sein du club
  • Veiller à la bonne entente entre les membres du club
  • Proposer des actions / outils de recrutement de nouveaux membres
  • Faire le relai entre les membres du club et le Président

Responsable Commission jeunesse

Le responsable commission jeunesse est en charge des relations Rotary / Rotaract.

  • Connaître l’ensemble des clubs Rotaract du district
  • Mettre en place des relations solides avec le RRD
  • Se tenir informer des actions des clubs Rotaracts
  • Visiter les clubs Rotaracts
  • Faire connaître le club auprès des clubs Rotaracts
  • Faire le lien avec la commission jeunesse du district

Ces « fiches de poste » ont été élaborées par le Rotary Paris Passerelle, et reproduites ici avec accord.

Choisir mon futur club

Notre District regroupe plus de 2000 rotariens et rotariennes à Paris et dans l’ouest de l’Île-de-France, répartis dans plus de 70 clubs.

Choisir un club, pour ceux qui habitent dans une commune où il y en a plusieurs, justifie une réflexion nourrie de contacts et de visites préalables. S’il existe plusieurs clubs sur votre lieu de vie ou de travail, n’hésitez pas à les contacter et à en rencontrer plusieurs.

Vous pouvez consulter la carte des clubs du District, ou contacter directement le District si vous avez des questions ou si vous souhaitez être orienté vers le club qui vous correspondra le mieux.

Pour les plus jeunes, le Rotary a créé deux organisations complémentaires :

  • Le Rotaract, où se réunissent des jeunes de 18 à 30 ans pour échanger des idées avec les décideurs locaux, développer leurs compétences professionnelles et leur leadership, et monter des actions dans la bonne humeur.
  • L’Interact, un club pour adolescents de 12 à 18 ans qui y acquièrent de nouvelles compétences en découvrant l’importance du service à la collectivité.

Pour en savoir plus, consultez le site du District Rotaract 1660 : https://rotaract.1660.fr